引っ越して会社(職場)や上司に報告するタイミング!メールでもOK?

会社 報告 引っ越し-

 

引っ越しをしたら、新住所を会社に報告するタイミングはいつがいいのか、意外と悩みますよね。

最近は一人暮らしや恋人と同棲していること、結婚したことさえ

プライベートなことは一切上司に報告したくない!

という価値観の人もいるようです。

でも、実際に住んでる場所の住所を会社に報告するのは、じつは、会社員としての義務

「会社や上司に報告、めんどくさい、後でいいや」

と滞ってると、思わぬ損失やペナルティを課せられる可能性もありますよ!

 

引越しして会社(職場)に報告するタイミング!

 

引越しして会社(職場)に報告するタイミング、

ズバリ、引っ越しの日程が決まった時点で、

「人事部 または 総務部」

まで、早急に行ってください!

 

なぜ早め報告が吉?

 

引っ越しをするとすぐ、

郵便局、電気・ガス・水道などのライフラインやインターネットの手続きを優先すれば

まずは生活に支障はありませんよね。

 

そして、会社に勤務する社員は

  • 社会保険(健康保険など)
  • 年金関係(厚生年金など)
  • 税金(住民税など)
  • 通勤費の再計算

などを、あなたの代わりに会社が算出したり、市町村を通して代行手続きをしてくれています。

 

各種手続きには、もちろん決められた提出期限がありますから、

「書類提出、間に合いませんでしたゴメンネ!」

では済まされません。

 

ですから、必ず会社への報告は必須です。

 

どこに(誰)に報告?

 

会社側は、会社員のあなたを雇っている以上、

雇い主として本人に代わって手続きを行っている項目が数多くあります。

 

あなたから引っ越しを知らされなければ、彼らは手続きをすすめることは出来ません。

 

ですので、引っ越した場合、第一に報告すべきは、

「人事部」

「総務部」

「総務部人事課」

などです。

(会社によって手続きしている部門は違うので、分からなければまずは人事担当者に聞いてみてください)

 

人事部や総務部に報告しないとどうなる?

 

会社の人事部や総務部では、社員の社会保険や税金の手続きを行っています。

 

さらに、引っ越しによって通勤ルートや通勤手段が異なる場合、通勤費も正しく算定する必要があります。

 

ですから、引っ越し日が決まった時点でまずは担当の部に報告、

事前に各種手続きに必要な書類をもらっておくと安心です。

そして、引っ越したら一週間以内には、各種届出を提出するのが礼儀です。

各書類の提出期限も事前に確認し、必ず守るようにしましょう。

 

たとえば年金関係なら、

「厚生年金保険の被保険者住所変更届」
「国民年金第3号被保険者住所変更届(配偶者あり)」

の提出書類があります。

 

手続きが遅れると、年金保険料の算定に影響したり、

税金関係では所得税や住民税の算定額にも影響を与えます。

 

あなたが結婚している人ならなおさらですが、

社会保険の「給与所得者の扶養控除申告」

そして、

税金関係の「住民税の給与支払報告書」

など、引っ越しにより変更となる場合もあり、再提出が必要になります。

 


引っ越しを会社(職場)に報告しなかった場合のあなたのリスク

 

引っ越しをしたら必ず会社側に報告は必要なのはお話しした通りですが、

報告が「めんどくさい、後回し」では済まされないことは、他にも理由があります。

 

罰則&ペナルティも?!

 

引っ越しによって通勤費が下がるにも関わらず、報告を怠ると、

言い換えれば

“あなたは自覚があるのに余計な電車賃を会社からだまし取った”

ということになりますよね。

 

発覚した際に、会社から大きなペナルティを課せられる場合があります。

 

普段まじまじとは読まないかもしれませんが、

会社の『就業規則』などの罰則規定の項目などで記されていることも多いでしょう。

 

引っ越し手当があるのに貰えない場合も

 

毎月のお給料に上乗せしてもらえる

「子ども手当」や「住宅手当」「結婚手当」など、

会社には社員の生活をサポートするさまざまな制度があり、

引っ越しにかかる経費の一部を負担してくれる「引っ越し手当」がある会社もあります。

 

実際に私は以前、転勤に伴う引っ越しで、人事部門への報告が漏れてしまったことで、

請求期間内に資料を提出できずに、手当が支給されたなかった痛い思い出があります。

 

会社への報告は、早め早めに行うことが大切です。

 

万が一の労災がおりないリスクも…!

 

会社に通勤している人は、自動車や電車、バスなど様々な交通手段を利用することがほとんどですよね。

 

通勤途中に万一何らかの事故に巻き込まれてしまった場合、

通常は、会社に通勤する途中の事故になるので労災の対象となります。

 

しかし、引越で住所が変わったことを会社側が把握していないと、

労災の対象から外れてしまうことになります。

 

たとえ、同一市内・同一駅に引越し場合でも、会社に通勤している以上、

実際に住んでいる場所と届け出住所の一致は必須。

 

けっきょく、泣き寝入りするのはあなた自身、

不正受給は立派なトラブルの一つなので、忘れずに報告する必要性があります。

 


引っ越しを会社に報告する時のメール【例文】

 

会社に引越ししたことを報告するとき、担当部署に直接電話をしてもいいですが、

まずはメールで第一報を入れておいてもいいですね。

【総務部人事課宛】引っ越し報告メールの例文

総務部人事課ご担当者殿

お疲れ様です。

●●営業部第一課の●●です。

この度結婚のため、引っ越しをすることになりました。

詳しい引っ越しの日程は、まだ調整中のため、決まり次第ご連絡いたします。

必要な手続きや提出書類などについて、お伺いしたいので、よろしくお願いいたします。

旧住所は…

新住所は…

お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

社内メールなので、サラッと気軽に入れておけばいいと思いますが、

担当者がメールを見逃したりすることもあるかもしれません。

 

丸一日以上待っても返信がないときは、担当部署に直接電話を入れて、

なるべく早く手続きを行ってください。

 

引越しして上司に報告に報告すべき?

 

引越しはあくまでプライベートな個人情報。

 

引っ越しをしたら会社側(人事部や総務部)の手続きさえしておけば、

上司にまで報告は要らない?…と考えるのは、大きな間違い

 

確かに、引っ越しの事実を上司に報告する、しないで、

仕事の引継ぎのように、業務に支障や影響が直接でることは無いかもしれません。

 

しかしながら、職場の人間関係の中で、

上司は部下の状況をなるべく把握してこそ適切な仕事の指示ができるもの。

会社によっては、毎年お正月には、上司と年賀状をやり取りする人もいるでしょう。

 

部下に年賀状を送って『住所該当なし』で戻ってきたら…すごく失礼ですよね。

 

総務部には報告したことが分かっているのに、それを直属の上司にも報告しない、

というのは、あなたの信頼が失われることもあります。

 

他部署の社員や同僚にまで報告するのは、

それぞれのお付き合いの度合いで判断すれば問題ありませんが、

やはり、職場で気持ちよく仕事をするためにも、人とのコミュニケーションは大切です。

 

 

私も何度か引っ越しを経験しましたが、これまでの大失敗は、

直属の上司よりも先に、他部署の上司が私の引っ越しの事実を知ってしまった時のことです。

 

なぜそうなったかというと、

私の引っ越し先が、他部署の上司の自宅近くであったため、

駅でバッタリ!立ち話の末、先に知られてしまった、というワケ。

 

もちろん、私が直属の上司に報告するタイミングが遅くなってしまったのも悪かったのですが…

 

やはり上司や同僚に引っ越し先を告げるタイミングは、引っ越し先が決まった時点で報告するのがベスト。

 

人事部や総務部に報告と同時が良いですね。

 

自分に一番近い直属上司に、報告しておけばOKです。

 

取引先への報告や、さらにその上の上司にまで報告すべきかは、

直属の上司にまずは相談して、決めると良いでしょう。

 

一人暮らしを会社(職場)や上司に報告したくない場合

 

最近多いのが、一人暮らしの女性が、防犯上の理由から、

引っ越し先を絶対に上司に知らせたくない!という深刻なケース。

 

お話ししたように、会社に対しては社会保険、税金、通勤費などの手続き上、かならず報告の義務があるため、

たとえあなたが上司に知らせたくなくても、調べればわかること。

 

なぜあなたが、上司や同僚に引っ越し先を報告したくないのか、

きちんとこの際、人事担当部に相談してみる勇気も必要です。

 

会社にも引越し先を知られたくないときの対処法はある?

 

引っ越ししたことを、上司だけでなく会社にも住所を知られたくない!という場合。

 

一つだけ例外があるとすれば、それは、

“いままで実家に住んでいたが、初めて単身の一人暮らしを始める場合“

ではないでしょうか。

 

それまで実家暮らしだった人なら、住民票は当然ながら実家にあります。

 

住民票を実家のまま、自分で賃貸マンションを契約して一人暮らしをすることは可能なので、

年末調整などの書類に実家の住所を記載するようにすれば何も問題は起こりませんよね。

 

会社から実家に送られてくる書類も、年賀状を送ってもらう住所も実家のままでも問題はありません。

 

ただやはり、会社(人事部や総務部)に報告しないと、

交通費の支給が正しく計算できないことや、通勤途中の労災などを考えると、

あなたにとってデメリットしかありませんね。

 

引っ越して会社や上司に報告するタイミング!メールでもOK?まとめ

 

例え、プライベートな理由による引っ越しであっても、会社への報告が必須です。

会社の人事部・総務部門では、社会保険や税金、通勤費の算出を行っていますから、

遅延すると、直近の給与計算に間に合わない場合もあります。

タイミングは引っ越しが決まった時点で、早め早めの行動が吉です。

また、職場の人間関係を良好に保つために、直属の上司や同僚にも報告しておくことも大切です。

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